Einrichten einer zusätzlichen Postfachdatei als Archiv in Outlook

Autor: Thomas Kuberek, MCSEboard.de

Wer kennt sie nicht, die Benachrichtigung des Postfachadministrators, dass das persönliche Postfach das Speicherlimit überschritten hat. Nicht immer genügt es überflüssige Mails zu löschen, da viele aufbewahrt werden sollen.

Die Lösung ist eine zusätzliche Postfachdatei (.pst), in welche die Mails, welche archiviert werden sollen, hinein verschoben werden können.

Über den Punkt „Datendateiverwaltung“ in dem Menü „Datei“ kommt man in den Dialog zur Verwaltung der Postfachdateien.

Hier den Button „Hinzufügen“ klicken um in den Dialog für die Erstellung den Neuen Datei zu gelangen.

Ja nach Outlookversion die entsprechende Dateiart auswählen. Und mit „OK“ bestätigen.

In dem darauf folgenden Dialog den Speicherort für die Datei auswählen. Standardmäßig wird sie in dem eigenen Benutzerprofil abgelegt. Je nach Anforderung macht es aber Sinn diesen Pfad zu ändern, zum Beispiel wenn die Datei auf einen Laufwerk liegen soll, welches in der Datensicherungsroutine berücksichtigt wird. Hier kann der .pst-Datei auch ein Name gegeben werden, mit dem sie später besser zu identifizieren ist.

Anschließend mit „OK“ bestätigen.

Nun kann der Datei noch ein Name gegeben werden, welcher hilft sie, in Outlook, wieder zu erkennen, wenn man mit mehreren solchen Dateien arbeitet. Zusätzlich kann die Art der Verschlüsselung festgelegt werden.

Mit „OK“ wir dieser Dialog wieder verlassen.

Jetzt ist die neue Archivdatei bereits in der Liste der Datendateien aufgeführt.

Mit „Schließen“ verlassne wir die Liste.

In Outlook selbst können wir jetzt, zusätzlich zu unserem persönlichen Ordner, die Archivdatei sehen und wie unseren persönlichen Ordner nutzen.

©MCSEBoard.de, Thomas Kuberek